Schmetterling International ist das größte, unabhängige und inhabergeführte Touristik-Vertriebsunternehmen Europas mit über 50 Jahren Erfahrung in der Branche. Als Komplett-Dienstleister für Reisebüros vereint Schmetterling die gesamte Welt der Touristik erfolgreich unter einem Dach.
Seit zwei Jahren setzt Schmetterling auf das Closed-Shop System von be.print um die Digitalisierung und Prozessoptimierung in Marketing und Beschaffung zu verbessern. Im Gespräch mit Caglar Karaca, Marketingdirektor von Schmetterling, fragen wir nach den Erfahrungen.
Herr Karaca, warum hatten Sie nach einem Marketingportal gesucht?
Um den Reisebüros einen optimalen Service zu bieten, setzen wir generell auf Prozessoptimierung und Automatisierung. Bei der Bestellung und Produktion von Druckerzeugnissen und Werbemitteln haben wir intern deutliches Verbesserungspotential ausgemacht, das lief nicht optimal.
Auf der Suche nach einer geeigneten Software um den Prozess zu optimieren und die Kosten rund um die Verwaltung zu senken sind wir auf be.print gestoßen. Beim Vergleich möglicher Anbieter hatte ich bei euch sofort ein gutes Gefühl.
Klassische Bestellprozesse für Druckerzeugnisse können umständlich und teuer sein, gerade bei großen, dezentralen Vertriebsnetzwerken.
Ein Beispiel: Möchte ein Reisebüro bei uns etwas bestellen vergeht selbst bei einem simplen Produkt wie Visitenkarten viel Zeit. Kundenanfrage, Antwort, Datenerstellung, Freigabe, anschließend Bestellung und dann Lieferung. Der eigentlich Warenwert rückt bei dem zeitlichen Aufwand komplett in den Hintergrund.
Welche Anforderungen an das System waren außerdem entscheidend um die internen Prozesse zu optimieren und automatisieren?
Weit oben auf dem Anforderungskatalog steht eine nahtlose Vollintegration in die bestehende Buchhaltung und IT-Infrastruktur. Via SSO-Standard (Single-Sign-On) können Bestellungen nun sicher und automatisiert direkt aus unserem CRM-System getätigt werden. Im Hintergrund werden die Druckdaten direkt per Schnittstelle an einen renommierten Online Printer gesendet, produziert und via Drop Shipping Verfahren an den Besteller versendet. Schnell und einfach.
Sind Zeitersparnisse im Bestellprozess und Kostenersparnisse aus Ihrer Sicht die größten Vorteile Ihres Marketingportals?
Mit Sicherheit, aber ebenso relevant wie eine schnelle und einfache Bestellabwicklung ist für uns das Thema Transparenz und Kontrolle. Wir arbeiten viel mit Lagerware, die Verfügbarkeit und Kontrolle über den Bestand ist wichtig, damit wir unsere Partner just-in-time beliefern können. Über das Bestellportal haben wir das alles im Blick – ein echter Gewinn. Kostenersparnisse, die aus den optimierten Prozessen resultieren, geben wir natürlich an unsere Kooperationspartner weiter.
Das System ist bereits einige Zeit im Einsatz. Wie lief der Start?
Der persönliche Kontakt und die Betreuung von den Kollegen schätzen wir sehr. Das Onboarding und Training mit dem Consultant Thiemo Schulz war äußerst hilfreich. Bei kleineren Unstimmigkeiten konnte uns immer zügig und professionell geholfen werden.
Wir haben aber auch sehr fähige Kolleginnen unserer Grafikabteilung, die die Erstellung von Gestaltungsvorlagen in Indesign übernehmen. Im Anschluss werden die Produkte im Shop angelegt und stehen dem gesamten Netzwerk zur Verfügung – ohne weitere Kommunikation, Anpassung und Support von unserer Seite. Dadurch werden unsere Mitarbeiter entlastet und können unseren Kooperationspartnern weitere Mehrwerte bieten, für die wir sonst keine Zeit hätten.
Welche Produkte können eure Partner und Mitarbeiter in Eurem Portal bestellen?
Von Geschäftsausstattung, Werbemitteln und Produkten für den Außenauftritt ist einiges dabei: u.a. Briefpapier, Stempel, Briefumschläge, Kofferanhänger, Kalender, Taschen, Tassen bis hin zu Schaufenster- und Fahrzeugbeklebung. Unsere registrierten Kunden loggen sich in das Marketingportal ein und können dort die Produkte mit einem Klick ordern oder auf Wunsch direkt im Browser personalisieren. Das ist auch für Laien ein Kinderspiel, spart Ressourcen und das Corporate Design ist dabei immer konsistent.
Gibt es Pläne für die Zukunft, die Arbeit mit dem Portal zu erweitern?
Die Entscheidung für das B2B-Portal fiel maßgeblich aufgrund des beachtlichen Leistungsspektrums. Es war uns wichtig ein System an der Hand zu haben, das mit unseren Anforderungen wächst und flexibel bleibt. Weitere Ideen und Projekte möchten wir in der nächsten Zeit angehen. Dazu zählen z.B. Erweiterungen im Bereich digitaler Anzeigen oder auch der Vertrieb von Hardware.
