Wie allkauf haus mit Web-to-Print das Marketing entschlackt, den Vertrieb gestärkt und einen nachhaltigen Systemwechsel geschafft hat
Ein Interview mit Waldemar First, Marketingleiter bei allkauf haus
Wenn Marketingprozesse zu komplex werden, leidet am Ende oft der Vertrieb. So war es auch bei allkauf haus, einem der führenden Anbieter für Ausbauhäuser in Deutschland. Die Medienabteilung war überlastet, individuelle Werbemittel erforderten lange Freigaben – und trotzdem ging oft Geschwindigkeit auf Kosten der CI.
Marketingleiter Waldemar First, 30 Jahre alt, berichtet im Interview, wie er mit seinem Team – und mit Unterstützung der Geschäftsleitung – ein Web-to-Print-Projekt aufgesetzt hat, das heute mehr kann als nur Bestellungen abwickeln: Es strukturiert Prozesse, entlastet Abteilungen, stärkt den Vertrieb – und entwickelt sich mit dem Unternehmen mit.
Waldemar First, Marketingleiter allkauf Haus
Herr First, lassen Sie uns vorne anfangen: Was war der Moment, an dem Sie sagten „So geht’s nicht weiter“?
Wir haben über die Jahre gemerkt, dass unsere Mediengestaltung immer stärker belastet wurde. Es ging gar nicht um große Kampagnen – sondern um Kleinigkeiten: Telefonnummern ändern, Ansprechpartner anpassen, regionale Varianten von Plakaten oder Anzeigen.
Das hat jedes Mal Kapazitäten gefressen. Wir haben viel mit externen Agenturen gearbeitet, hatten hohe Kosten und wenig Flexibilität. Gleichzeitig hat sich unser Vertrieb weiterentwickelt – er war schneller, individueller unterwegs. Und genau da wollten wir ihn mitnehmen.
Hatten Sie schon vorher versucht, das über ein System zu lösen?
Ja – das war unser erster großer Lerneffekt. Wir hatten vor Jahren ein Projekt mit einer Agentur umgesetzt, das in der Praxis einfach nicht tragfähig war. Es war zu unflexibel, technisch zu starr, zu teuer im Betrieb. Es wurde letztlich wieder eingestellt.
Als wir dann später erneut über das Thema sprachen, war klar: Wenn wir es nochmal machen, dann richtig. Und nachhaltig.
Was bedeutete das für Sie konkret?
Ich habe das Thema übernommen und begonnen, mich intensiv mit Web-to-Print-Systemen auseinanderzusetzen. Ich habe recherchiert, mich in technische Spezifikationen eingelesen, mich selbst an Anbieter gewendet. Ich wollte ein System, das wir modular aufbauen können, das skalierbar ist – und das wir nicht jedes Mal neu denken müssen, wenn eine neue Idee aufkommt.
Wir sind dann auf be.print gestoßen – und da hat relativ schnell alles zusammengepasst: Flexibilität, Integration, Mandantenfähigkeit, CI-Steuerung. Gleichzeitig war der Dialog auf Augenhöhe – das war mir wichtig.
Wie sah Ihre Zielsetzung intern aus?
Zentral war für uns die Frage: Wie schaffen wir eine Plattform, mit der unser Vertrieb selbstständig arbeiten kann, ohne dass wir als Marketing ständig zwischengeschaltet sind? Gleichzeitig wollten wir aber nicht die Kontrolle über unsere Marke verlieren.
Das war der Balanceakt. Wir wollten kein System, das alles erlaubt – aber auch kein Korsett, das niemand nutzt.
Wie ist das Portal heute aufgebaut?
Es ist unsere zentrale Schaltstelle für Werbemittel – vom Anzeigenmotiv über Bauzaunbanner bis hin zu Roll-Ups und Social-Media-Vorlagen.
Wir haben ein System geschaffen, in dem alle Werbemittelvorlagen CI-konform individualisiert werden können. Die Nutzer:innen – hauptsächlich unsere über 200 Handelsvertreter:innen – können zum Beispiel:
ihren Namen und Titel einfügen
Kontaktdaten, Standorte oder QR-Codes integrieren
bestimmte Bildwelten tauschen
sogar Social Posts vorbereiten
All das passiert innerhalb klarer Vorlagen, mit definierten Parametern. Keine Datei muss mehr freigegeben oder manuell bearbeitet werden.
Wie viel Arbeit hat das initial gemacht?
Viel. Und ich finde, das muss man ehrlich sagen. Wer denkt, so ein System stellt man in zwei Wochen auf, täuscht sich. Wir haben gemeinsam mit unserem internen Medienteam, mit Tobias und Gopal aus der Technik und mit der Geschäftsleitung intensiv an der Struktur gearbeitet.
Aber: Der Aufwand zu Beginn zahlt sich dauerhaft aus. Heute profitieren wir von den Entscheidungen, die wir damals getroffen haben – weil sie mitgedacht waren.
Wer war auf Ihrer Seite alles involviert?
Ich war projektverantwortlich, habe das Konzept aufgesetzt und die Schnittstellen koordiniert. Die Geschäftsleitung hat das Projekt klar unterstützt – das war ein Glücksfall. Parallel haben wir mit unserer Mediengestaltung, mit IT, Vertrieb und Technik abgestimmt, wer was braucht.
Die initiale Vorstellung kam von mir – die Umsetzung war dann Teamleistung. Wir haben gemeinsam geschaut, was realistisch ist – und was nice-to-have bleibt.
Wie wurde das System vom Vertrieb angenommen?
Sehr gut. Wir haben das System von Anfang an nicht als zusätzliche Hürde verkauft – sondern als Erleichterung. Und das ist es ja auch. Unsere sieben Verkaufsleitungen stellen Vorlagen ein, die wiederum den Handelsvertreter:innen zur Verfügung stehen.
Alle können selbst gestalten, aber innerhalb sicherer Vorgaben. Die Rückmeldungen aus dem Vertrieb sind durchweg positiv – gerade weil das Tool einfach funktioniert. Und das ist entscheidend.
Können Sie den Effekt beziffern?
Nicht in Euro – aber in Zeit und Fokus. Unsere Mediengestaltung ist deutlich entlastet, wir brauchen weniger Rückfragen, wir haben weniger Abstimmungsschleifen. Gleichzeitig ist das Markenbild konsistenter, weil alles über ein System läuft.
Und nicht zu unterschätzen: Der Vertrieb fühlt sich ernst genommen. Er bekommt keine starren PDFs mehr, sondern kann selbst agieren. Das schafft Akzeptanz – und spart uns intern wahnsinnig viel Zeit.
Sie sagten im Gespräch einen interessanten Satz: „Wir wollten kein Spielzeug.“
Genau. Es gibt viele Lösungen am Markt, die irgendwie „Web-to-Print“ heißen – aber in Wahrheit nichts lösen. Uns war wichtig: Das System muss unseren Alltag vereinfachen. Nicht verschönern – vereinfachen.
Was planen Sie als Nächstes?
Wir arbeiten aktuell an zwei Erweiterungen:
Ein Lagerhaltungssystem mit Ampellogik:
So können unsere Vertriebspartner:innen künftig sofort sehen, welche Artikel auf Lager, im Nachdruck oder nicht verfügbar sind. Das spart Abstimmungen und macht die Logistik transparenter.Ein Werbekostenzuschuss-Modell (WKZ):
Für bestimmte Werbemittel, die wir strategisch fördern wollen, können wir künftig Budgets zuweisen. Diese Artikel werden im System rabattiert oder kostenlos angezeigt – gesteuert direkt über das Portal.
Was würden Sie anderen Marketingleitungen mitgeben, die vor einer ähnlichen Herausforderung stehen?
Drei Dinge:
Sich klar machen, was man wirklich braucht. Nicht alles, was technisch möglich ist, bringt auch Nutzen.
Ressourcen schaffen. So ein Projekt braucht Zeit, Know-how und interne Freiräume.
Vertrieb und Praxis mitdenken. Ein System, das in der Theorie funktioniert, aber in der Praxis zu kompliziert ist, wird nicht genutzt.
Und wie würden Sie die Zusammenarbeit mit be.print beschreiben?
Flexibel, effizient, transparent. Es war nie ein Softwareverkauf – sondern ein gemeinsames Projekt. Wir haben auf Augenhöhe gearbeitet, Dinge ausprobiert, Feedback gegeben – und das System so angepasst, wie wir es brauchen. So soll es sein.
Vielen Dank für das Gespräch!
